個人情報の取扱いに関する基本方針

1 基本方針

関東甲信越地区国立大学法人等職員採用試験実施委員会(以下「実施委員会」という。)は、個人情報(個人に関する情報であって、特定の個人を識別することが可能なものをいう。以下同じ。)保護に関する法令及び内部要領等を遵守し、国立大学法人、大学共同利用機関法人、独立行政法人国立高等専門学校機構及びその他関係法人(以下「国立大学法人等」という。)が参加する国立大学法人等職員採用試験(以下「採用試験」という。)に関して、実施委員会が取り扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずることにより、関東甲信越地区国立大学法人等職員採用試験実施委員会幹事会採用試験事務室(以下「採用試験事務室」という。)主催の職員募集説明会等への参加申込者並びに受験申込者及び第一次試験の受験者(以下、「志願者等」という。)の個人情報の保護に努めます。

2 組織的対応

基本方針を具体化するために、実施委員会として次のような対応を行います。 

  1. (1) 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
  2. (2) 個人情報の取扱いに関する内部要領を策定するとともに、個人情報を取り扱う業務及びシステムを適正に管理します。
  3. (3) 個人情報が適正に取り扱われているか否かを、随時点検・確認し、安全確保の上で問題がある場合には改善します。
  4. (4) 採用試験に参加する各法人及び個人情報のデータ処理を業務委託する企業等に対し、個人情報の安全管理を適正に行うよう求めます。
  5. (5) 本基本方針は、実施委員会のホームページに掲載することなどにより、いつでも閲覧可能な状態とします。

3 個人情報の取扱いについて

実施委員会は、個人情報の取り扱いについて、次のような原則に基づき適切な対応に努めます。

(1) 管理体制の整備

採用試験の実施に際し、採用試験事務室に個人情報を取り扱う業務及びシステムを担当する人員を配置し、適正な管理を行わせることにより、志願者等の個人情報の保護に努めます。
また、志願者等からの個人情報に関する質問等は、採用試験事務室にて受け付けます。

(2) 個人情報の取得

個人情報の取得に当たっては、関東甲信越地区の国立大学法人等職員を採用するという目的を達成するために必要とされる範囲内で適正に行います。
なお、取得する個人情報は、採用試験に関する情報を提供するにあたり必要な事項、あらかじめ公表する試験案内の「受験申込フォーム」に記載された事項の他、第一次試験受験者の採点結果及び意向届に記載された事項とします。

(3) 個人情報の利用

個人情報を利用する場合、個人情報保護の重要性を強く認識し、当該個人情報の利用目的の範囲内で行います。

(4) 個人情報の提供等

以下のいずれかに該当する場合を除き、志願者等の個人情報を第三者に開示又は提供しません。

  • ① 志願者等の同意を得た場合
  • ② 採用試験に参加する国立大学法人等が、当該法人の職員を採用することを目的として利用する場合
  • ③ 図書系専門試験実施組織が図書の第一次試験合格者に対して、専門試験を実施する場合
  • ④ 関東甲信越地区以外の6地区(北海道地区、東北地区、東海・北陸地区、近畿地区、中国・四国地区、九州地区)の採用試験実施委員会からの申し出に基づき、採用試験実施年度の12月1日以降、当該地区の職員を採用するために事務系(図書)及び技術系試験区分の第一次試験合格者名簿を提供する場合
  • ⑤ 統計的なデータ等、志願者等を特定の個人として識別することができない状態に加工して開示する場合
(5) 個人情報の適正な管理

個人情報の管理には、内部要領等を整備するなどの必要な体制を確立し、安全管理に努めます。
また、実施委員会が保有する個人情報を提供する国立大学法人等及び個人情報のデータ処理を業務委託する企業等に対し、その内容の適正な管理・保護について適切な指導、監督等に努めます。

(6) 個人の権利利益の保護

本人(本人からの委任を受けた代理人等を含む。)からの請求による場合で、本人であることの確認ができた場合に限り、本人の個人情報の訂正等について、合理的な期間、かつ妥当な範囲内で対応します。

(7) 法令等の遵守

個人情報の取扱いにおいて、個人情報の保護に適用される法令等を遵守します。

(8) 個人情報の取扱いの継続的な改善

個人情報の取扱いについて、適宜その改善に努めます。

制定 平成16年12月20日
改正 平成20年10月17日
改正 平成23年12月14日
 改正 平成27年 6月10日

関東甲信越地区国立大学法人等
職員採用試験実施委員会

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